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Les erreurs de paie les plus courantes et comment les éviter


6 erreurs de paie les plus courantes!

Gérer la paie d'une entreprise peut sembler une tâche simple, mais en réalité, c’est un processus complexe qui peut facilement entraîner des erreurs. Ces erreurs, si elles ne sont pas corrigées, peuvent coûter cher à ton entreprise, tant en termes financiers que légaux, surtout ici au Québec, où les lois sur le travail et la fiscalité sont très spécifiques.


Voici les erreurs de paie les plus courantes que les entreprises font, et comment tu peux les éviter pour assurer que tout est sous contrôle.


1. Oublier les déductions spécifiques au Québec et au Canada


La gestion des déductions salariales (retenues à la source) peut être complexe, surtout lorsque l’on doit jongler entre les règles fiscales provinciales et fédérales. Le Québec a ses propres règles fiscales distinctes du reste du Canada, et il est important de bien comprendre les déductions à appliquer pour éviter les erreurs et les pénalités.


Déductions provinciales au Québec :

  • RQAP (Régime québécois d'assurance parentale) : Les employeurs et les employés doivent cotiser au RQAP, qui finance le programme de congé parental au Québec. Les déductions sont faites à partir des paies des employés, et l'employeur contribue également.

  • RRQ (Régime de rentes du Québec) : Similaire au RPC (Régime de pensions du Canada) pour le reste du pays, le RRQ est obligatoire et les cotisations sont déduites directement des salaires des employés, avec une part supplémentaire payée par l’employeur.

  • FSS (Fonds des services de santé) : Les employeurs québécois doivent contribuer au FSS, qui est calculé en fonction de la masse salariale totale de l’entreprise. Ce n'est pas une cotisation déduite des employés, mais une charge pour l'employeur.

  • CNESST (Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail) : Tous les employeurs doivent s'inscrire à la CNESST s'ils ont des employés non-actionnaires pour couvrir les risques d'accidents de travail. Les cotisations sont payées par l'employeur. Les actionnaires ne paient pas cette cotisation, sauf s'ils choisissent volontairement d’y souscrire.


Déductions fédérales au Canada :

  • RPC (Régime de pensions du Canada) : Pour les entreprises opérant dans d’autres provinces canadiennes. Les employés cotisent au RPC, et l’employeur contribue également une part égale. Si tu es basé au Québec, c’est le RRQ qui s’applique à la place.

  • AE (Assurance emploi) : Les cotisations à l'assurance emploi sont obligatoires pour les employés au Canada. Les employés voient les cotisations déduites de leurs paies, et les employeurs paient une part supplémentaire. Cependant, les actionnaires propriétaires ne sont pas tenus de cotiser à l’assurance emploi, à moins qu'ils détiennent moins de 30 % des parts de l'entreprise et choisissent volontairement de cotiser.


Inscription obligatoire :

N'oublie pas de t'inscrire aux retenues à la source auprès des autorités fiscales fédérales et provinciales (ARC et Revenu Québec) pour pouvoir prélever et soumettre correctement les déductions fiscales. De plus, il est obligatoire de t'inscrire à la CNESST si tu emploies au moins une personne qui n'est pas actionnaire de l'entreprise.


Comment éviter cette erreur : Utilise un logiciel de paie fiable qui tient compte des spécificités fiscales québécoises et canadiennes. Assure-toi aussi de vérifier régulièrement les taux de cotisation en vigueur et de t’inscrire aux régimes de retenues à la source et à la CNESST si nécessaire. Enfin, sois conscient des particularités liées aux actionnaires : les propriétaires d'entreprises ne paient généralement pas d’assurance emploi ni de CNESST, sauf dans des cas spécifiques.


2. Mauvais calcul des heures supplémentaires


En vertu des normes du travail au Québec, les employés doivent être payés à temps et demi pour toute heure travaillée au-delà de 40 heures par semaine. Ne pas correctement calculer ces heures peut entraîner des litiges avec tes employés et des sanctions de la CNESST.


Comment éviter cette erreur : Mets en place un système fiable pour suivre les heures travaillées, que ce soit un logiciel de gestion du temps ou un suivi manuel précis. Vérifie régulièrement que les heures supplémentaires sont bien comptabilisées et payées selon les normes.


3. Ne pas tenir compte des jours fériés


Les employés au Québec ont droit à 8 jours fériés payés par an. Ne pas inclure ces jours dans la paie peut entraîner des plaintes ou des réclamations.


Voici la liste des jours fériés payés au Québec :

  1. Jour de l'An (1er janvier)

  2. Vendredi Saint ou Lundi de Pâques (au choix)

  3. Fête des Patriotes (lundi précédant le 25 mai)

  4. Fête nationale du Québec (24 juin)

  5. Fête du Canada (1er juillet)

  6. Fête du Travail (1er lundi de septembre)

  7. Action de grâce (2e lundi d’octobre)

  8. Noël (25 décembre)


Calcul de la rémunération des jours fériés :


Pour déterminer le montant à verser aux employés pour un jour férié, il faut généralement calculer la rémunération moyenne des journées travaillées précédentes. Au Québec, la règle de base est de calculer 1/20 du total des salaires gagnés durant les 4 semaines complètes précédant la semaine du jour férié, sans inclure les heures supplémentaires.


Exemple de calcul : Si un employé a gagné 2 000 $ au total au cours des 4 semaines précédant le jour férié, sa rémunération pour ce jour férié sera :

  • (2 000 $ ÷ 20) = 100 $


Rémunération pour le travail effectué les jours fériés :


Si un employé travaille pendant un jour férié, il a droit à une rémunération spéciale ou à un congé compensatoire. L'employeur peut choisir de :

  • Payer l’employé à un taux majoré (souvent 1,5 fois le salaire habituel) pour les heures travaillées ce jour-là, en plus de la rémunération pour le jour férié.

  • Accorder un autre jour de congé payé, à prendre ultérieurement, en remplacement du jour férié travaillé.


Comment éviter cette erreur : Planifie à l’avance les jours fériés et assure-toi que chaque employé soit payé selon les règles, même s'il ne travaille pas ces jours-là. Utiliser un logiciel de paie qui gère automatiquement ces calculs peut aider à éviter les erreurs et garantir que les obligations légales soient respectées. N'oublie pas de vérifier les préférences des employés et les conventions collectives, si elles s'appliquent, pour ajuster la rémunération des jours fériés.


4. Erreurs dans les congés de maladie ou parentaux


Au Québec, la loi accorde aux employés un certain nombre de congés de maladie et de congés parentaux.

  • Congés de maladie : Les employés ont droit à 2 jours de congé de maladie payés par année après 3 mois de service. Ces jours peuvent être utilisés pour des raisons personnelles ou familiales.

  • Congé parental : Les employés ont droit à des congés parentaux payés par le RQAP (Régime québécois d’assurance parentale). Ce congé peut être pris sous la forme de congé de maternité, paternité ou parental, en fonction de la situation familiale.


Comment éviter cette erreur : Assure-toi que tes systèmes de paie tiennent compte des droits à ces congés. Mets à jour régulièrement les dossiers des employés pour suivre leurs droits aux congés payés.


5. Problèmes de confidentialité des informations


Gérer la paie, c'est aussi gérer des informations personnelles et financières sensibles. Partager accidentellement ces données ou ne pas protéger les informations de tes employés peut avoir des conséquences légales importantes.


Comment éviter cette erreur : Utilise des systèmes de paie sécurisés et assure-toi que seules les personnes autorisées ont accès aux données de paie. Établis des politiques internes strictes concernant la confidentialité des informations.


6. Retard dans la production des relevés d'emploi (RE)


Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, que ce soit temporairement ou définitivement, tu dois produire un relevé d'emploi (RE) dans les délais prescrits. Ce document est crucial pour l'employé, car il lui permet de faire une demande de prestations d'assurance-emploi. Tout retard dans la production du RE peut entraîner des problèmes pour l'employé, notamment un retard dans l'accès à ces prestations.


Délais à respecter pour la production des RE :

  • Si l’employé est payé chaque semaine, aux deux semaines ou deux fois par mois : Le RE doit être produit au plus tard 5 jours civils après le dernier jour rémunéré.

  • Si l’employé est payé chaque mois ou au cas par cas : Le RE doit être produit au plus tard 15 jours civils après le dernier jour rémunéré.

  • En cas d'arrêt de travail temporaire (par exemple, maladie ou congé parental) : Le RE doit également être produit dans ces mêmes délais.


Transmission des RE :

Certains logiciels de paie offrent la possibilité d’envoyer automatiquement les RE au gouvernement (Service Canada) dès qu’ils sont générés. Cependant, tous les logiciels de paie ne disposent pas de cette fonctionnalité. Si ton logiciel ne peut pas transmettre les RE directement, tu devras le faire manuellement via RE Web, le service en ligne de Service Canada.

  • Inscription à RE Web : Pour transmettre les RE manuellement, tu dois être inscrit à RE Web. Cette plateforme te permet de créer, soumettre et modifier des relevés d'emploi en ligne. Assure-toi de t'inscrire à ce service à l'avance pour éviter les délais inutiles.

  • Avantages de l'utilisation de RE Web : Accès en tout temps, mise à jour facile des RE, et réduction des risques d'erreurs par rapport aux relevés papier.


Comment éviter cette erreur : Prépare à l'avance les informations nécessaires pour produire les RE rapidement, comme les dates d'embauche et de fin d'emploi, les montants de paie et les raisons de la cessation d'emploi. Assure-toi de bien respecter les délais fixés par le gouvernement et vérifie si ton logiciel de paie peut transmettre les RE automatiquement. Si ce n'est pas le cas, inscris-toi à RE Web pour soumettre les relevés en ligne et éviter les retards. Une bonne organisation et l'utilisation d'outils automatisés peuvent grandement simplifier ce processus.


7. Sous-estimer l'importance de la formation en paie


La paie, au Québec comme ailleurs, est un domaine qui évolue constamment. Ne pas rester à jour sur les changements dans les lois du travail, les taux de déduction et les pratiques fiscales peut mener à des erreurs évitables.


Comment éviter cette erreur : Investis dans la formation continue ou externalise la gestion de la paie à des professionnels qui sont spécialisés dans ce domaine et à jour sur les dernières législations.


 

En conclusion


Gérer la paie peut être complexe, mais en évitant ces erreurs courantes, tu protèges ton entreprise contre les pénalités et assures la satisfaction de tes employés. Des outils appropriés, une bonne organisation et une compréhension des lois québécoises sont essentiels pour maintenir une gestion efficace de la paie.


En plus, nous offrons des prix spéciaux pour l’abonnement avec EmployeurD, le logiciel #1 que nous recommandons à nos clients pour la gestion de la paie. Nous pouvons également inclure l’abonnement à QuickBooks Paie dans un forfait de tenue de livres, pour que tu puisses tout centraliser et gérer ta comptabilité avec facilité.


Si tu veux t’assurer que ta paie est toujours sous contrôle, sans tracas, fais appel à nos services spécialisés en gestion de paie ! Nous sommes là pour t’accompagner à chaque étape, selon les normes en vigueur au Québec.

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